General Services Officer ( H / F )

Nous recrutons(e) General Services Officer  ( H / F ).

Missions :

• Assure une gestion efficace et efficiente des biens et équipements matériels conformément aux normes de redevabilité et d’intendance de CRS et de ses bailleurs de fonds ;
• Assure une gestion et supervision efficace du parc motorisé conformément aux politiques et standards de CRS et de ses bailleurs de fonds ;
• Gère la mise en oeuvre du plan de gestion de la sécurité de CRS en République du Congo.

Responsabilités :

• Gère les installations d’entreposage/de stockage et tout l’équipement et les fournitures nécessaires, en vous assurant qu’ils sont sécurisés et maintenus en excellente condition et dans des quantités correspondant aux exigences établies de sécurité, de sûreté, de soin et les conditions sanitaires pour le stockage et la protection. Garantit une utilisation optimale de l’espace et des ressources ;
• Travaille en proche collaboration et coordination avec le gestionnaire de la logistique, le chargé des transports et les prestataires de services, pour planifier et réaliser avec efficacité et efficience la réception, le stockage et l’envoi des marchandises selon les calendriers de livraison ;
• Gère efficacement les compétences et superviser. Gère la dynamique de l’équipe et le bien-être des employés. Fait du coaching, adapte stratégiquement les plans individuels de développement et fait la gestion de la performance des employés directement supervisés. Suit et évalue la performance pour que la capacité soit adéquate pour pouvoir appuyer des programmes de qualité ;
• Coordonne et supervise la manutention des marchandises à l’entrée et à la sortie et inspecter et vérifie les réceptions et envois de marchandises par rapport aux bordereaux de chargement afin de rendre compte précisément des quantités, manques, dommages, pertes ou marchandises impropres ;
• Met en œuvre des systèmes de contrôle d’inventaire pour une bonne manutention et une bonne comptabilité des marchandises. Fait des comptes de cycles pour la précision de l’inventaire et faire des inspections régulières pour minimiser les risques. Appuie des inventaires physiques complets, selon les besoins ;
• Garantit la tenue de registres d’entrepôts à jour (grand livre des stocks, fiches de tas, rapports sur l’état des pertes, bordereaux de chargement, etc.) et des systèmes de classement pour le suivi, les contrôle et la référence. Coordonne et supervise l’enregistrement des données dans les systèmes pertinents. Prépare à temps des rapports justes sur l’inventaire, le contrôle des stocks et les activités de l’entrepôt ;
• Élabore et gère des procédures opérationnelles pour les opérations et l’entretien de la flotte automobile et des générateurs. Suit et évalue la conformité, l’efficience et l’efficacité et recommande comment améliorer la conformité aux politiques de l’agence en lien avec les voyages et les véhicules, aux prescriptions légales locales et aux réglementations des bailleurs de fonds ;
• Suit et évalue la performance des utilisateurs autorisés de CRS et prend des mesures pour garantir la sûreté et la sécurité. Enquête sur les incidents et accidents impliquant des véhicules, chauffeurs et passagers de CRS, les signaler et en faire le suivi ;
• Travaille en collaboration et en coordination avec tous les départements pour identifier les besoins et planifie les services pour les voyages et les transports. Planifie et gère les déplacements des véhicules, fait une analyse de situation et planifie les itinéraires, attribue les chauffeurs et louer des véhicules au besoin, pour garantir une utilisation optimale des ressources et répondre aux besoins du programme selon les calendriers et normes nécessaires ;
• S’assure que la flotte est légale, sûre, économique et durable du point de vue de l’environnement, en planifiant et en supervisant des vérifications régulières de diagnostic et un entretien et des réparations de qualité et au bon moment pour tous les biens motorisés, ainsi que la cession des véhicules, selon les besoins. Garantir la sécurité physique de tous les biens motorisés, des pièces détachées et du carburant ;
• Gère efficacement les compétences et superviser. Gère la dynamique de l’équipe et le bien-être des employés. Fait du coaching et la gestion de la performance des employés directement supervisés. Suit et évalue la performance pour que la capacité soit adéquate ;
• Gère un système fiable et à jour de tenue des registres et de gestion des données sur les véhicules pour documenter et suivre tous les biens motorisés, le carburant, l’inventaire des pièces détachées et de l’équipement et tous les déplacements des véhicules et en rendre compte ;
• Prépare les rapports, analyse les données et utiliser les informations pour planifier, budgétiser et suivre les activités, inventaires et dépenses afin de garantir en tous temps les opérations d’une flotte en bon état de marche et répondant aux besoins du programme ;
• Met en oeuvre le plan de gestion de la sécurité de CRS en République du Congo ;
• Gère les aspects opérationnels liés à la sécurité du Personnel et des biens conformément aux politiques et procédures de CRS.

NB 1 : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

NB 2 : Il convient de signaler que  CRS se réserve le droit de ne pas donner une suite à candidature car seuls les candidats présélectionnés seront contactés

• Licence en Logistique, Comptabilité, économie ou domaine apparenté. Les certifications professionnelles dans la chaine d’approvisionnement sont un plus ;
• Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion des biens/équipements, de la flotte automobile et de la sécurité et de préférence dans une organisation humanitaire internationale ;
• Connaissance et compréhension des pratiques et principes de gestion et de contrôle d’inventaire, du parc automobile et de la sécurité ;
• Expérience en gestion du personnel et capacités favorables à un environnement d’apprentissage, avec une expérience en formation ;
• Maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word). Une expérience des systèmes de gestion des bases de données (par ex. Access) est un plus.

Compétences personnelles :

• Solides compétences en planification, coordination, priorisation et gestion du temps ;
• Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique ;
• Bonnes compétences en communication et gestion des relations ;
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats.

Langue étrangère exigée/souhaitée : Français obligatoire, Anglais souhaité.

Voyages nécessaires : Disponibilité à faire des déplacements sur terrain en dehors de Brazzaville, sur un pourcentage estimé à 30 %.

Principales relations de travail :

• Supervision : Le GSO supervisera le Chargé du Charroi et l’Assistant Logisticien
• Relations Externes : Le GSO gérera les relations avec différentes parties prenantes (Partenaires, Fournisseurs et Prestataires de Service divers) avec lesquelles in entrera en contact dans l’exercice courant de ses fonctions

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :

• Relations de confiance ;
• Croissance professionnelle ;
• Partenariat ;
• Redevabilité.