Chargé(e) des Finances et Administration ( H / F )

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Publiée le 13.03.2018

Entreprise

Site Internet: http://www.acted.org
Secteur d´activité:
Activités associatives
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ACTED, deuxième ONG française, est une association de solidarité internationale crée en 1993 qui répond aux besoins... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Chargé(e) des Finances et Administration ( H / F )

Nous recherchons un(e) Chargé (e ) des Finances et Administration ( H / F ).

Il/Elle travaille sous la supervision hiérarchique directe du Chef de base ou Coordinateur de Zone et sous la supervision fonctionnelle du Responsable RH & Admin Pays et Responsable Finances Pays qui lui communiquent les directives à suivre.

Missions :

Ressources Humaines & Administration :

  • S’assure du respect du règlement intérieur, des procédures ressources humaines et du code du travail sur sa base. Notamment au niveau des contrats de travail, s’assurer que les employés sont ;
  • Veille à ce que la politique ressources humaines au niveau des per diem / indemnités soit respectée sur sa base. Notamment, veille à ce que la feuille de mission soit dûment complétée et qu’une copie soit joint à la feuille de présences ;
  • S’assure du respect des horaires de travail sur sa base tant pour les journaliers que pour les réguliers ;
  • Représente ACTED auprès de l’administration publique et fait rapport au Coordinateur de zone ou au chef de base ;
  • Veille au respect de la procédure ACTED en matière de recrutement sur sa base ;
  • S’assure, en collaboration avec le chef de base,  de l’effectivité des évaluations du personnel sur sa base et les remonter au Chef de base et ou au coordinateur de zone, ces évaluations se font deux fois par an, au mois de juin et au mois de décembre ;
  • Rédige les contrats de travail pour tout nouveau recrutement finalisé et pour les cas de renouvellement ;
  • Rédige, à la demande du Chef de base et conformément au règlement interne, les documents nécessaires pour la procédure disciplinaire et les fait valider par le Responsable RH & Administration Pays ;
  • Met à jour mensuellement le fichier de suivi sanctions et l’envoie au Responsable RH & Administration Pays au plus tard le 05 du mois ;
  • Veille au classement dans le dossier du personnel de toute la documentation relative à la procédure disciplinaire le concernant ;
  • Suit le cours de la convention de soins médicaux de sa base ;
  • Fait remonter au plus vite possible au Responsable RH & Administration Pays tout cas d’accident de travail survenu sur sa base afin de recevoir les instructions à suivre pour sa gestion ;
  • Fait la mise à jour du suivi des contrats des baux et l’envoyer au Responsable RH & Administration Pays chaque 05 du mois ;
  • Fait la déclaration et paiement des taxes et cotisation pour sa base chaque 5 du mois ;
  • Fait la mise à jour mensuelle de la base RH –HOMERE et envoyer le ‘PER’ au Responsable RH & Administration Pays chaque le 24 du mois ;
  • Effectue la paie des salaires des employés et les taxes de sa base à travers le logiciel ‘ HOMERE’ une fois que le mois est clôturé par le Responsable RH & Administration Pays.

Finances :

  • S’assure du respect des procédures ACTED, notamment les procédures logistiques. Pour cela, ne pas payer un fournisseur sans avoir l’ensemble de documents complets, se réfère à l’annexe intitulée « procédure d’achats » ;
  • Veille à ce que le caissier organise les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses,) ;
  • Veille à ce que le caissier mette à jour les classeurs flats ;
  • S’assure du fait que tout contrat et tout paiement de plus de 100 000 USD a été validé par Paris ;
  • Tient à jour un tableau indiquant toutes les personnes signataires (au minimum, coordinateur chef de projet, adjoint logistique, adjoint finance, caissier, magasinier) ;
  • Suit, en absence du caissier, sa description de poste (garder les fonds, effectuer tous les paiements nécessaires, tenir le livre de caisse, suivre les avances…) ;
  • Fait , en étroite collaboration avec le coordinateur de zone (et/ou le chef de projet),  une cash Request et l’envoie à la coordination nationale (adjoint finance national + coordinateur finance) le 12 du mois. Le délai doit être respecté car la cash Request doit être envoyée à Paris le 15 du mois : si on est en retard, Paris ne peut pas arbitrer sur les envois d’argent et toutes les missions ACTED sont bloquées ;
  • Met à jour, en étroite collaboration avec le coordinateur de zone et/ou les chefs de projet,  le Budget Follow Up ;
  • Met à jour au quotidien le Contract Follow Up (suivi des contrats) et le Debt Follow Up (suivi des dettes) ;
  • Veille au respect du budget et à la planification des dépenses ;
  • Fait la saisie SAGA au quotidien dès réception du back up de la coordination nationale (consolidé par Kinshasa) ;
  • Met à jour le Pratic ;
  • Suit les coûts de fonctionnement (running costs) ;
  • Suit l’allocation du personnel national (staff allocation) ;
  • Suit l’allocation des voitures (véhicule allocation) ;
  • Suit l’allocation des bâtiments (prémisses allocation).
Profil recherché pour le poste : Chargé(e) des Finances et Administration ( H / F )
  • Bac+3 en sciences financières, économie, Administration, Relations Internationales ou autres domaine similaires ;
  • Expérience professionnelle 02 ans  dans la gestion des Ressources humaines et finances dans une ONG Internationale ;
  • Bonne connaissance de l’informatique, spécialement le paquet office (Word, Excel, … ;
  • Être de nationalité congolaise ;
  • Aptitude avérée à travailler de façon autonome et dans le milieu multi culturel ;
  • De fortes compétences analytiques et organisationnelles ;
  • Compétences excellentes en français écrit et parlé ;
  • Aptitudes en communication ;
  • Aptitudes en management ;
  • Qualités requises : rigueur, sens de l’organisation, discrétion.
Critères de l'annonce pour le poste : Chargé(e) des Finances et Administration ( H / F )
Métier:
Gestion, comptabilité, finance
Marketing, communication
Secteur d´activité:
Activités associatives
Type de contrat:
CDI - CDD - Freelance
Région:
Madingou
Ville:Nkayi
Niveau d'expérience:
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études:
Bac+3

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